Oplossen van problemen en het verbeteren van het bedrijf, dat is natuurlijk iets waar elke onderneming mee bezig is. Er wordt gesignaleerd, geanalyseerd en gehandeld. Toch merken veel managers en medewerkers dat dezelfde vraagstukken toch steeds opnieuw terugkomen: samenwerkingsproblemen, hoog verzuim, gedoe tussen afdelingen of leiderschap dat onder druk staat. 

Wanneer organisaties problemen op de gebruikelijke manier benaderen, ligt de focus op het vinden van een concrete oorzaak en een bijpassende oplossing. Er wordt gekeken naar wat zichtbaar is: gedrag, prestaties, structuren en processen. De vraag is vooral wat er moet veranderen en wie daarin een rol of zelfs schuld heeft. Oplossingen zijn logisch en rationeel: een training, een nieuw proces, extra manager, een andere rolverdeling of een coachingstraject. Deze aanpak werkt goed voor duidelijke, afgebakende problemen, maar bij complexere vraagstukken blijkt het effect vaak tijdelijk. Het probleem verschuift, komt terug in een andere vorm of duikt op bij andere mensen.

Systemisch kijken vertrekt vanuit een ander uitgangspunt. Niet het probleem zelf staat centraal, maar het geheel waarin het probleem is ontstaan en in stand wordt gehouden. In plaats van direct oplossingen te zoeken, wordt eerst onderzocht welke patronen, verhoudingen en ongeschreven regels een rol spelen, de #onderstroom. Wat is de geschiedenis van de organisatie, wat waren eerdere besluiten, verschuivende machtsverhoudingen en/of loyaliteiten die niet altijd zichtbaar zijn, maar wel voelbaar. Gedrag wordt niet gezien als ‘lastig’ of ‘onvoldoende’, maar als logisch binnen het systeem zoals het nu is ingericht. We gaan uit van de drie principes, ordening, balans en binding. Als er 1 (of meerdere) verstoord zijn, dan blijf je tegen dezelfde problemen aanlopen.

In onderstaand voorbeeld was de balans (van geven en nemen) volledig zoek en dit werd zichtbaar in een hoog verloop van personeel, tegendruk, weinig loyaliteit en steeds dezelfde problemen bij nieuwe werknemers. 

In de horeca van een gerenommeerde sportschool was er structureel onrust onder het personeel. Nieuwe medewerkers kregen bij binnenkomst (door hun directe collega’s) direct te horen dat de uitbetaling niet altijd correct verliep. Daarnaast werd van hen verwacht dat ze standaard 15 minuten eerder aanwezig waren, zonder dat deze tijd werd vergoed. Fooi kwam niet ten goede aan het personeel, want dat was niet ingeregeld in de kassa. En extra verantwoordelijkheden leidden niet tot een hogere beloning. Medewerkers gingen weg, nieuwe kwamen maar het werd niet beter. 

Vanuit het management werd dit gedrag vooral geduid als een mentaliteitsprobleem: “de jeugd van tegenwoordig”. Medewerkers werden gezien als ongemotiveerd of niet loyaal. Wat men echter niet waarnam, was dat het systeem zelf uit balans was. Wanneer gedrag zich herhaalt, is dat vaak een signaal dat er in het systeem iets niet klopt.

Omdat geven en ontvangen niet in evenwicht waren, gingen medewerkers onbewust proberen die balans te herstellen. Dat uitte zich bijvoorbeeld in het stiekem drinken van bijvoorbeeld proteïneshakes tijdens werktijd. Niet uit gebrek aan normen, maar als een systemische correctie: iets terugnemen waar structureel te weinig tegenover stond.

Had men systemisch gekeken, dan was de vraag niet geweest “waarom doen zij dit?”, maar “wat in ons systeem nodigt dit gedrag uit?”. De kern lag niet bij het personeel, maar bij het ontbreken van een eerlijke basisbeloning en erkenning. Zolang die onderlaag niet wordt hersteld, zal het systeem steeds opnieuw manieren vinden om de balans te corrigeren.

Pas wanneer dat helder is,  kunnen er interventies ontstaan die niet alleen effectief zijn, maar ook duurzaam. Problemen verdwijnen niet omdat mensen zich aanpassen, maar omdat het systeem verandert waarin zij werken.

Systemisch leren kijken betekent dat je gedrag niet op zichzelf beoordeelt, maar ziet als een reactie op het grotere geheel waarin iemand functioneert. Je leert waarnemen welke patronen zich herhalen en stelt de vraag wat het systeem daarin probeert te herstellen of in balans te brengen. Door nieuwsgierig te blijven naar de onderlaag in plaats van te oordelen, ontstaat ruimte voor duurzame verandering. Oefening baart kunst, iedereen kan systemisch leren kijken.